Bund der Tiroler Schützenkompanien    • Brixner Straße 2/1    • A-6020 Innsbruck    
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17:00 Tiroler Marketenderinnentreffen 2019
Chronologie und weiterer "Fahrplan" zur Umsetzung der DSGVO - 28.01.2019
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Der Bund der Tiroler Schützenkompanien hat sich bereits frühzeitig mit diesem hochkomplexen Aufgabenbereich beschäftigt.
Da wir immer öfter feststellen müssen, dass die frühzeitig zur Verfügung gestellten Informationen entweder nicht weitergegeben (!?) oder nicht gelesen werden (!!), hier noch einmal eine Darstellung bisheriger Aktivitäten und der seit März 2018 stehende, im Wesentlichen unveränderte Fahrplan zur Umsetzung.

Es wurde darüber bereits beim ordentlichen  Bundesausschuss am 17. März 2018 berichtet, bei dem auch der ausgearbeitete Fahrplan präsentiert und vom BA zur Kenntnis genommen wurde.
Einige Hintergrunde und der geplante zeitliche Ablauf wurden weiters bei der Bundesversammlung am 29. April 2018 kund getan.
Beim Bundesausschuss am 10. November 2018 erfolgte ein weiterer Bericht und abermals die Darlegung des weitgehend unveränderten, nur ergänzten terminlichen Ablaufes. Gleichzeitig wurden an diesem Tag wesentliche Vorabklärungen für den o.BA am 09. März 2019 in Absam getroffen.
siehe dazu: Umsetzung der DSGVO -14.01.2019 mit allen Dokumenten im aktuellen Bearbeitungsstand.
  • 27. April 2016 - Beschluss zur DSGVO in der EU (Verordnung 2016/679 der Europäischen Parlament und des Rates)
05/2017 - erstmalige Befassung des BTSK mit dieser Thematik

12/2017 - rechtliche Vorprüfung durch Experten weitgehend abgeschlossen, lediglich Klärung von einzelnen Details offen
  • 03.02.2018 - Information der Bundesleitung mit Überblick über die zu treffenden Maßnahmen / Aufnahme in die Tagesordnung des o.BA
  • 17.03.2018 - Information des Bundesausschusses mit Vorstellung Zeitplan - zur Kenntnis genommen; Trennung der Verantwortlichkeit in den Leitungsgremien zwischen operativer Systemverantwortung und der Verantwortung für Datenschutz und Datensicherheit
03/2018 - Vereinbarung zur Zusammenarbeit in Sachen DSGVO im Traditionsforum (v.a. Blasmusikverband) und Land Tirol
  • 07.04.2018 - Prüfung des Verzeichnisses der Zugriffsberechtigten incl. Umfang und Dauer der Berechtigung
  • 29.04.2018 - Bundesversammlung 2018 - Information an alle Kompanien durch Lkdt.
  • 17.05.2018 - Erstellung eines Datenverarbeitungsverzeichnisses erste Fassung) mit Darstellung aller Datenverarbeitungen im BTSK und durch den BTSK (Auftrag), diverse Informationsmaterialien über den Umfang der Datenverarbeitungen / diese Dokumente werden laufend aktualisiert
  • 25.05.2018 - DSGVO tritt in Kraft
  • 20.07.2018 - Konstituierung des Datenschutzbeirates des BTSK und der Arbeitsgruppe Neue Medien
07/2018 - Informationsbrief an alle Kompanien zum Datenschutz im BTSK und den bevorstehenden Aufgaben
07/2018 - Erstellung einer Datenschutzrichtlinie des BTSK (Berechtigungen, Sichtbarkeit, Verwendung, Export, usw.), Dokumentation zur Klärung des Verhältnisses zwischen Verband und den OE´s hinsichtlich der Datenverarbeitung und der DSGVO
09/2018 - Erweiterung des Verzeichnisses der Zugriffsberechtigten um Informationen über Antragstellung, Genehmigung (wer, wann), Aberkennungen, Umfang und Dauer der Berechtigung, die jeweiligen Begründungen
  • 13.10.2018 - Klausur der Bundesleitung - Beratung über die Änderung der Statuten des BTSK und Anpassung der „Richtlinie zur Führung einer Schützenkompanie“, unmittelbar ausgelöst durch die DSGVO, Berücksichtigung redaktioneller Änderungen der Dokumente auf Basis von früheren Beschlüssen von BA und BV
10/2018 - Datenschutz-Folgenabschätzung hinsichtlich aller Teilbereiche (Erstfassung)
  • 10.11.2018 - a.o. Bundesausschuss, ausführliche Diskussion und Vorbereitung eines Beschlusses durch den Bundesausschuss
  • 12.11.2018 - Inbetriebnahme technische Unterstützung zur Auskunftserteilung nach DSG für alle OEs - Berechtigungsebene Bundeskanzlei (zuerst im Testsystem)
  • 28.11.2018 - Festlegung eines umfangreichen Schulungsprogrammes und Konzeption von Schulungsunterlagen durch den Arbeitsausschuss Neue Medien
  • 15.12.2018 - Information an alle aktuell INTRAnet-Berechtigten und Roll-Out der elektronisch zu zeichnenden Verschwiegenheitserklärungen (=Vorssetzung für die weitere Zugangsberechtigung im INTRAnet)
12/2018 - Bereinigung der Zugriffsberechtigungen, Verlust der Berechtigungen aus Sicherheitsgründen, wenn länger als 2 1/2 Jahre kein Log-in erfolgte - in allen Vierteln gesondert durchgeführt
  • 03.01.2019 - Bundesleitungssitzung zur Änderung der Statuten, sowie zu Änderungen oder Neufassung von Richtlinien
  • 10.01.2019 - inoffizieller (funktionaler) Roll-Out Datenschutzerklärungen im INTRAnet (vorbehaltlich inhaltlicher Verbesserungen); nachdem diese Vorgaben aufgrund der Verantwortlichkeit der OE´s (Kompanien) ja nur ein Vorschlag sind, können diese jederzeit bereits verwendet werden. Wenn eine Kompanie aber andere Formulierungen und andere Vordrucke verwendet, auch gut. Hauptsache dass die Umsetzung zeitgerecht begonnen wird. Der offizielle Start für das Roll-Out kann jedoch (formal gesehen) erst erfolgen, wenn alle Beschlüsse gefasst sind. Aus diesem Grund ist es auch erforderlich, dass die Statuten der Kompanie angepasst werden oder schon sind. Ohne diese Anpassung und ohne Information der Mitglieder über Umfang der Datenverarbeitung sowie über die Datenschutzmaßnahmen könnten diese wirkungslos sein. Eine Unterschrift allein ist zu wenig, es braucht alle korrespondierenden Begleitmaßnahmen: Beschlüsse der Gremine, Statutenänderungen, Information an die Mitglieder.
  • 14.01.2019 - allgemeine Information und Bereitstellung der Dokumente im Internet
    siehe: Umsetzung der DSGVO -14.01.2019
  • 16.01.2019 - dezidierte Zusendung an alle Mitglieder des BA (zudem Datenschutzbeirat und AG Neue Medien): Vorinformation über Bearbeitungsstand und die Inhalte aller durch den Bundesausschuss zu beschließenden Dokumente,  mit der Möglichkeit Anregungen und Vorschläge in die Bearbeitung einzubringen
  • 28.01.2019 - Frist für die Einbringung von Änderungen, Vorschlägen und Anregungen durch dei Mitglieder des Bundesausschusses und der einschlägigen Arbeitsgruppen
  • 28.01.2019 - 63% der INTRAnet-Berechtigten haben die Verschwiegenheitserklärung bereits unterzeichnet (!!) - 187 werden dies in nächster Zeit erledigen
 
  • 07.02.2019 - Sitzung Datenschutzbeirat, Beratung über Anpassungen der Dokumente, vorläufiger Abschluss der Arbeiten
  • 12.02.2019 - Bundesleitung, Beratung über die Beschlussanträge zum o.BA am 09. März in Absam
  • 19.02.2019 - Versand der Einladung zum o.BA samt den Beschlussanträgen der Bundesleitung an den Bundesausschuss
  • 23.02.2019 - INTRAnet Information und Schulung für alle Viertel- und Bataillonsbetreuer im Schützenheim Wilten (ca. 9:00-13:00 Uhr)
02/2019 - Inbetriebnahme (Übernahme aus dem Testsystem) der Abfragefunktionen zur Auskunftserteilung nach DSG für alle OEs - Berechtigungsebene Bundeskanzlei / gemäß Datenschutzrichtlinie des BTSK
  • 09.03.2019 - ordentlicher Bundesausschuss, Beschluss der neuen Richlinien sowie der Änderung von Richtlinien, Absegnung der Beschlussanträge des BA zur Bundesversammlung - Voraussetzung für alle weiteren Roll-Outs und wesentlich für die Einhaltung des Zeitplanes
  • 11.03.2019 - nach erfolgten Beschlüssen im Bundesausschuss, offizieller Roll-Out für die Einholung der Einwilligungserklärungen in den Kompanien
03/2019 - Beginn der INTRAnet-Schulungen auf Bataillons- und Kompanieebene, autonom
  • 04.04.2019 - Sitzung der Bundesleitung, letzte Vorbereitungen BV
  • 08.04.2019 - Versand der Einladungen und Beschlussanträge zur Bundesversammlung und Beschlussanträge abgeschlossen
  • 20.04.2019 - de jure Frist für Anträge von Kompanien an die Bundesversammlung (bei LKdt. schriftlich einlangend)
  • 28.04.2019 - Bundesversammlung im Congress in Innsbruck, Beschluss über die Änderung der Statuten des BTSK

05/2019 - offizieller Roll-Out mit Informationsbrief an die Kompanien zur Einholung der Einwilligungserklärungen (Datenschutzerklärungen)
06/2019 - Abschluss Datenverarbeitungsverzeichnis, Fertigstellung Muster für Datenverarbeitungsvereinbarung
07/2019 - ab diesem Zeitpunkt Abschluss der Datenverarbeitungsvereinbarungen mit den Kompanien

10/2019 - Abschluss der Projektphase und Entwicklung des INTRAnet im vollen Funktionsumfang - Überführung in den Regelbetrieb! Vollständige Integration der Module Veranstaltungen, Schießwesen (Bewerbe und Auszeichenungen =2 Module), die neue Kalender-Funktionalität

bis 12/2019 - Einholung der Einwilligungserklärungen (Datenschutzerklärungen) durch die Kompanien bzw. OE´s
bis 12/2019 - Datenverarbeitungsvereinbarung - Vereinbarung zwischen dem BTSK, seinen OE´s und den Mitgliedern (Kompanien) hinsichtlich Datenverarbeitung und DSGVO

Der Abschluss mit Jahresende 2019 wurde von Anfang an als ambitioniert eingestuft. Im Zuge der Bearbeitung hat sich aber erst gezeigt, WIE ambitioniert dieser Plan war und ist.
Der BTSK hat von Anfang an gegenüber den Komopanein kommuniziert, dass versucht wird, den Großteil (~ 90%) der Vorarbeiten und Aufgaben für die Kompanien zu erledigen.
Auch das ist eine enorme Herausforderung - inhaltlich, logistisch und auch finanziell. Es wird uns aber gelingen! Wir liegen außerordentlich gut im Zeitplan.
Nach der Bundesversammlung 2019 liegt jedoch der Ball zur Gänze bei den Kompanien - schließlich sind sie die Verantwortlichen.

 
Autor: Röck Hartwig
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