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Dokumente zur Umsetzung der DSGVO - 21.11.2018
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Im Rahmen der Umsetzung der DSGVO im Bund der Tiroler Schützenkompanien waren und sind zahlreiche Beratungen erforderlich. Die hier zur Verfügung gestellten Dokumente unterliegen derzeit noch einer laufenden Veränderung, da immer wieder neue Erkenntnisse, Erfahrungen und Rückmeldungen berücksicht werden müssen.
Versteht daher die Entwicklung dieser Dokumente als laufenden Prozess.
Die Bundesleitung, der Datenschutzbeirat und der Bundesausschuss unterstützen Euch tatkräftig bei der Umsetzung der rechtlichen Erfordernisse.
Zur allgemeinen Information:
Das Datenschutzrecht im Allgemeinen hat sich aktuell und inhaltlich nur wenig verändert. Durch die mit 28. Mai 2018 in Rechtskraft erwachsene EU Datenschutzgrundverordnung (ein EU-rechtliches Dokument, das direkte Rechtsgültigkeit erlangt, ohne dass zusätzliche nationale Bestimmungen erforderlich oder hinderlich sind) haben sich jedoch Verantwortlichkeit und die korrespondierenden Strafbestimmungen geändert. Dies bedeutet einerseits, dass die Verantwortlichen für die jeweilige Datenverarbeitung eben unmittelbar verantwortlich sind (!) für die Einhaltung aller Bestimmungen, unabhängig davon ob die Datenschutzbehörde tätig geworden ist. Andererseits wurden die Sanktion deutlich nach oben geschraubt; Verstöße können jetzt mit empfindlichen Geldstrafen verbunden sein. Da die Verarbeitung personenbezogener Daten nicht generell und ohne Rahmenbedingungen erlaubt ist, müssen die dafür erforderlichen Rechtsgrundlagen, die die Verarbeitung personenbezogener Daten möglich machen, entsprechend angepasst werden. Davon sind Anpassungen und Ergänzungen in zahlreichen, für die Tiroler Schützenkompanien wichtigen Dokumenten erforderlich. Der Bundesausschuss ist grundsätzlich von den Erfordernissen und über die Inhalte informiert. Die Vorbereitungen wurden ausdrücklich gutgeheißen, die dazugehörigen Beschlüsse können jedoch erst nach eingehender Prüfung in den zuständigen Gremien (vor allem im Bundesausschuss) gefasst werden.
  • Statuten des Bundes der Tiroler Schützenkompanien (Bundesversammlung 04/2019)
  • Richtlinien zur Führung einer Schützenkompanie (BA 03/2019)
  • Datenschutzrichtlinie des BTSK (03/2019)
  • Statuten der Jungschützen (BA 03/2019)
  • Schießordnung - betreffend DSGVO bei Schießveranstaltungen (BA 03/2019)
  • Musterstatuten für Schützenkompanien (BA 03/2019)
Um aber dem Informationsbedürfnis auf Seiten der Kompanien zu entsprechen, werden wir versuchen, auf dieser Ebene den aktuellen Stand zu dokumentieren. Dies schein uns insofern auch wichtig, da in der Zeit bis März 2019 zahlreiche Kompanieversammlungen stattfinden und auf diesem Wege bereits notwendige Anpassungen der Statuten durchgeführt werden können. Es sei aber nochmals vorausgeschickt, dass sich diese Dokumente im Entwurfstadium befinden. Es liegt ihnen keine entsprechende Beschlusslage zugrunde.
Insbesondere möchten wir aber auf den Entwurf der Datenschutzrichtlinie des Bundes der Tiroler Schützenkompanien hinweisen. Zahlreiche Anpassungen in anderen Dokumenten basieren auf diesem, bereits sehr weit gediehener Entwurf.
Dieser Entwurf kann wichtige Orientierung geben. In Grundzügen ist der Bundesausschuss davon in Kenntnis gesetzt. Aus statutarischen Gründen kann ein Beschluss dazu erst im März 2019 erfolgen, die Richtung ist aber aufgrund bereits geltender Bestimmungen in den Statuten schon recht klar. Einwilligungserklärungen für (volljährige) Mitglieder sowie für Kinder und Jugendliche in Schützenkompanien sind derzeit in Ausarbeitung. Sie werden zur Kenntnis gebracht, wenn alle notwendigen Abklärungen abgeschlossen sind.
Der allgemeinen Information soll der aktuelle Entwurf für die Verschwiegenheitserklärung dienen. Diese Einwilligung ist von all jenen Personen erforderlich, die Im Rahmen der INTRAnet-Mitgliederverwaltung Zugang zu personenbezogenen Daten haben.
Auch dieses Dokument unterliegt derzeit noch gewissen Veränderungen. Die gelb unterlegten Felder werden aus der Mitgliederverwaltung heraus vorausgefüllt. Worauf ist nun in den Kompanien zu achten?
Vorerst einmal gibt es keinen Grund zu übereilten Handlungen und Beschlüssen. Es ist viel besser abzuwarten, bis vom "Bund" alles fertig vorbereitet ist.
Wenn von einer Kompanie die Daten nicht weitergegeben werden, besteht aktuell kein wirkliches Risiko, nicht mehr und nicht weniger als in all den Jahren davor.
Und noch eines: auch wenn nicht alle Informationen bis zu den Kompanien durchdringen (weil es gelegentlich auch an der Informationsübermittlung mangelt) - ein wenig Vertrauen ist in diesen Dingen schon angebracht.
Seit Beginn des Jahres sind alle Gremien des BTSK informiert, der Fahrplan steht. Komplexe Dinge brauchen aber für ihre solide Erledigung auch ihre Zeit. In der Zwischenzeit haben sich die Dinge schon deutlich "entkrampft". Selbst die einschlägigen Rechtsberater sehen die Sache schon deutlich gelassener. Mittlerweile haben sich auch einige Erfordernisse von selbst erledigt. Zudem muss darauf verwisen werden, dass im Zusammenhang mitd en Datenschutz oft vergessen wird, dass die DSGVO nur ein Teil davon ist: gerade im Zusammenhang mit der Veröffentlichung von Bildern spielen Urheberrecht, Telekommunikationsgesetz, Mediengesetze, etc. eine viel wichtigere Rolle. Das wird man auch mit der ausgeklügeltsten Einwilligungserklärung nicht lösen.
Es sei daher auf die bisher im Bundesausschuss, in der Bundesversammlung und als Brief an die Kompanien veröffentlichten Unterlagen verwiesen - Links zum Nachlesen. Wenn jemand nicht warten will (oder glaubt zu können), für diese besonders Beflissenen wird vielleicht der eine oder andere Schritt doppelt zu erledigen sein. Denn: es ist nicht damit getan, dass man einen "Zettel" unterschreiben lässt und dann ist alles erledigt! Nein, die Sache muss man schon umfassender betrachten.
Die Einwilligungserklärungen der Mitglieder sind dabei ein Baustein und eher der letzte Schritt, um die Sache zum Abschluss zu bringen. Viel wichtiger ist es, die jeweiligen Rechtsgrundlagen innerhalb des BTSK und der Kompanien zu schaffen, dass die Verarbeitung personenbezogener Daten möglich und rechtlich gedeckt ist. Daran arbeiten wir, wie oben bereits beschrieben.

Die künftigen Schritte, die von jeder Schützenkompanie zu erledigen sind:
Wir empfehlen Euch aber noch etwas zuzuwarten, bis einige Prüfungen und Vorarbeiten abgeschlossen sind.
Über fachkundige Anregungen und Ergänzungen zu den in diesem Rahmen kommunzierten Zwischenergebnissen freuen wir uns immer.
  • Abgabe einer Verschiegenheitserklärung für alle Zugangsberechtigten zur INTRAnet-Mitgliederverwaltung (kurz vor dem Roll-Out / wird digital erledigt!)
  • Änderung in den Kompanienstatuten (Empfehlung und Musterstatuten in Vorbereitung)
  • Erstellung eines Datenverarbeitungsverzeichnisses auf Kompanieebene (Muster in Vorbereitung)
  • Abschluss einer DV-Vereinbarung zwischen BTSK und Kompanie (Muster in Vorbereitung) bzw. bei Bedarf mit anderen Dienstleistern
  • umfassende Information an die Kompaniemitglieder über den Umfang der Verarbeitung personenbezogener Daten in/duch die Kompanie (und BTSK)
    bzw. über Rechtsgrundlagen dazu, insbesondere die Datenschutzrichtlinie des BTSK
  • Einholung der Einwilligungserklärung von allen Mitgliedern
Autor: Röck Hartwig
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